La correspondencia registrada incluye un código de barras para su seguimiento e identificación durante todo el proceso de admisión, curso y entrega.
Durante el embarriado y durante el reparto, los envíos certificados no se mezclan con los envíos ordinarios y se llevan separados del resto. Los certificados no se dejan nunca en el carro cuando el cartero tiene que subir a un domicilio a realizar una entrega.
Los envíos registrados se entregan siempre en mano, en el domicilio del destinatario, a él o a una persona autorizada. Se debe de tener en cuenta que se consideran autorizadas para recibir un certificado las personas presentes en el domicilio del destinatario que sean familiares suyos o mantengan con él una relación de dependencia o convivencia, de no constar expresa prohibición del destinatario, siempre que tengan 14 o más años de edad. Los envíos que tengan contratado el servicio adicional de Entrega Exclusiva al Destinatario (EED) únicamente podrán entregarse a este, no siendo posible la entrega a autorizados.
La realización de un pago por medio de Western Union, SIEMPRE se hace a la persona destinataria del dinero, NO admitiéndose autorizaciones en este servicio para su pago. El destinatario debe ser siempre mayor de edad (18 años). Y en el caso de giros para el pago a menores, éstos habrán de actuar necesariamente representados por sus padres, tutores o representantes legales. Al ser necesaria la presentación del DNI con carácter previo a la realización de la operación, únicamente pueden pagarse giros a los mayores de catorce años, que habrán de actuar siempre representados por sus padres, tutores o representantes legales.
En el momento de la entrega, el cartero localiza físicamente el envío y su correspondiente apunte en la PDA. u Hoja de Reparto. Después debe identificar a la persona que se va a hacer cargo del envío, pidiéndole su Documento Oficinal de Identificación (DNI, pasaporte, tarjeta de residencia, etc.) y anotarlo en el asiento correspondiente de la PDA. u Hoja de Reparto. La persona que se hace cargo del envío, firmará la recepción del mismo, siguiendo el siguiente esquema:-
Si el destinatario de un envío certificado no figura en el buzón, pero figura su número de vivienda, el cartero intentará la entrega y no procederá a la devolución inmediata del envío.
Cuando el destinatario o la persona que pueda hacerse cargo de un envío certificado no sabe o no puede firmar, la entrega se realizará en presencia de un testigo que firmará como tal.
Nunca el empleado de Correos actuará como testigo.
En el momento de la entrega se tendrá también en cuenta que, si el envío lleva Aviso de Recibo (AR), deberá desprenderse del mismo. El receptor deberá cumplimentar su nombre y apellidos, DOI, relación con el destinatario (en su caso), la fecha y firma. Por su parte, el empleado ha de consignar su identificación (NIP), fecha y hora, firma y deberá marcar con un aspa el resultado del intento de entrega (en caso de entrega, 1. Entregado a Domicilio). Además, a la vuelta a la Unidad, el cartero deberá estampar el sello de fechas. En caso de entrega fallida, el cartero indicará la causa, pondrá la fecha, su firma e identificación en el AR, sin despegarlo del envío.
En los envíos con Prueba de Entrega Electrónica (PEE) no hace falta que se rellene ningún impreso físico. Se recogen en la PDA., en Unidades sin PDA. se graban en SGIE. al volver a la Unidad, los datos del receptor (nombre, apellidos y número del DOI). Al liquidarlos en SGIE., la aplicación informática genera de manera automática la comunicación que se enviará al remitente del envío.
Los envíos grabados con reembolso o con derechos de aduanas exigen que se cobre al destinatario en metálico la cantidad que consta en la etiqueta del envío o en el impreso que lo acompañe.
En el caso de que no poder realizar la entrega del envío, se procederá de la siguiente manera con la PDA.:
En el reparto en USE al marcar la opción "Ausente" la PDA. llama automáticamente a los destinatarios de los que se tenga registrado el número de teléfono para informar de la imposibilidad de entrega y si es posible, concretar cómo proceder con el envío. En las URO se puede realizar de forma opcional, pero no es una función que se realiza de forma automática.
Con la actual versión de Talos, la PDA. informa también en caso de no ser necesario el depósito de Aviso de Llegada para las cartas urgentes ordinarias nacionales y envíos urgentes internacionales (LY, LX, LZ...) que se liquiden con la causa "Realizado intento de entrega: no cabe en buzón" o "Ausente", siempre que se tenga registrado el teléfono del destinatario. En la pantalla de la PDA. aparece el mensaje informativo "Envío trabajado correctamente. No deposite Aviso de Llegada en buzón"
En el caso particular de que el destinatario o persona autorizada rehúsen hacerse cargo del envío deberán dejar constancia de su identidad como si de una entrega se tratase.
Si el destinatario se encuentra ausente y no es posible la entrega del envío, el cartero confeccionará en ese mismo momento un Aviso de Llegada (M-4) rellenado con todos los datos requeridos (número completo del envío, fecha, procedencia, remitente, destinatario, tipo de producto, etc).
En la casilla del reverso se debe indicar el Distrito/Sección y el cartero deberá consignar su firma e identificación (NIP) en el caso de que el envío sea una notificación (ver imagen pág.37). Inmediatamente después depositará el aviso en el casillero domiciliario. El envío avisado y respaldado se traslada a Cartería para su posterior pase a la Unidad de entrega en Oficina (Lista). Los envíos en los que el remitente haya incluido el número de teléfono del destinatario, la PDA. informa y no es necesaria la confección del Aviso de Llegada, puesto que se envía de forma automática SMS al destinatario informando del evento.
Los Avisos de Llegada informan al destinatario de dónde se encuentra la oficina a la que debe dirigirse para retirar el envío que se le ha detallado, los horarios de la misma y el tiempo de permanencia del envío en dicha oficina, según el tipo de producto (para certificados es de 15 días, acuerdos especiales o notificaciones 7 días).
El embuzonado de los Avisos de Llegada se realiza inmediatamente después de que se realice el intento de entrega domiciliaria y este no resulte efectivo por estar ausente el destinatario o porque, habiendo personas en el domicilio, nadie se hace cargo del envío.
Cabe añadir que el aviso de llegada también se podrá usar como soporte físico en la entrega en caso de que se requiera por descarga de la batería en la PDA., ante la entrega de una relación si no se imprimió antes la hoja de relación, ante la petición expresa del destinatario de firmar en papel, para la entrega bajo sello en organismos oficiales, para recoger el sello de personas jurídicas en el momento de la entrega y siempre en sustitución de la Hoja de Reparto.
Los M4O-Avisos de Llegada de envíos ordinarios y registrados con entrega en Oficina (sin reparto domiciliario) se imprimirán diariamente por las Unidades de Reparto encargadas de embuzonarlos. Previamente las Oficinas de Referencia habrán dado de alta estos envíos.
Para acceder a la impresión de Avisos se debe entrar en SGIE.>>Entrada>>Impresión Avisos.
A continuación se puede elegir la opción más adecuada para localizar los Avisos que se quieren imprimir o reimprimir:
Para reimprimir Avisos de envíos si se ha seleccionado el filtro "Fecha":
Tanto si se ha optado por imprimir todos los Avisos pendientes (seleccionado filtro Pendientes) como si, en su caso, se han aplicado filtros para la reimpresión (seleccionado filtro Fecha o Individual), se muestran en pantalla los envíos registrados que cumplen los criterios aplicados. Para proceder a la impresión de los Avisos:-
El resto de pasos se realizan de igual modo que con los envíos registrados.
Tanto para los envíos registrados como para los ordinarios se imprimirá el mismo tipo de Aviso de Llegada perfectamente cumplimentado. Estos Avisos se clasificarán por sección y se deberán repartir el mismo día de su impresión.
Desde esta oficina se enviará consulta al remitente para que este autorice su entrega a los herederos u opte por su recuperación.
En caso de que estos organismos sean destinatarios habituales y hayan solicitado la recogida de firma en papel para las relaciones de sus envíos, no se recogerán en la PDA. los datos y firma, bastará con el sello de entrada del registro en la hoja impresa de la Relación de reparto. Previamente desde SGIE. se habrá marcado el check "Organismo Público" desde la pantalla Destinatario habitual y en el momento de la entrega, la PDA. no muestra la pantalla de recogida de datos mostrando en su lugar ventana informativa con el mensaje "Entrega en el registro de un Organismo Público. Necesario recoger sello de entrada en relación".
Cumplimentados los documentos (PDA. u Hoja de Reparto y AR, en su caso), se entrega el envío al destinatario o persona autorizada. Si el certificado es rehusado por el destinatario o procede su devolución por otra causa, se respalda, indicando la causa por la que no se ha entregado, para su posterior formalización.